Będziesz potrzebował
  • - zamówienia;
  • - dziennik;
  • - Instrukcja prowadzenia dokumentacji osobowej;
  • - 2 lub 3 segregatory.
Instrukcje
1
Forma rejestracji zleceń nie jest ściśle uregulowana prawnie. Istnieje standardowa instrukcja wydana przez Rosarkhiv 27 listopada 2000 roku, która mówi, że zamówienia na personel i główną działalność powinny być numerowane oddzielnie w roku kalendarzowym. Jeśli pracujesz w małej firmie, w której sekretarka pełni również funkcję urzędnika, zrób 3 segregatory i 3 dzienniki.
2
Sporządzić instrukcję prowadzenia ewidencji. Może się to składać tylko z kilku elementów. Określenie, które zamówienia powinny być przechowywane przez 5 lat, a które przez 75 lat. Napisz, na jakie tablice podzielone są zamówienia Twojej firmy i jak postanowiłeś je zidentyfikować. Rozkazy dotyczące czynności głównych są zwykle kolejno numerowane, a rozkazy dotyczące personelu są numerowane i literowane. Na przykład numer może brzmieć "Zamówienie nr 2 - l/s" lub "Zamówienie nr 2-to". Dla dokumentów o różnym okresie trwałości wymyśl różne oznaczenia. Na przykład zlecenia krótkoterminowe mogą być oznaczone jako personalne, a długoterminowe jako personalne.
3
Podział zleceń personalnych na dwie części według czasu przechowywania. Dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego lub naukowego, krótkoterminowych podróży służbowych, kar motywacyjnych i dyscyplinarnych przechowywane są przez 5 lat. Zarządzenia w sprawie naboru, przeniesienia, zwolnienia, przedłużenia urlopu i długiego wypoczynku umieścić w osobnej teczce. Napisz na okładkach segregatora nazwę akt i okres przechowywania. Napisz oddzielnie polecenia dotyczące głównej działalności
4
W dużych firmach zamówienia są wydawane przez różne działy. Dokumentacja dotycząca podstawowej działalności firmy jest zazwyczaj składana przez sekretarkę, natomiast dokumentacja kadrowa jest składana przez dział kadr. W związku z tym, każdy ma swój własny segregator i księgę. Specjalista ds. kadr musi utworzyć tylko 2 księgi i 2 foldery, dzieląc dokumenty według czasu przechowywania. Jeśli jednak ilość dokumentów jest bardzo duża, nierzadko zdarza się, że każda teczka jest podzielona według rodzaju zamówienia. Jeśli firma stosuje odrębny system archiwizacji - nadal numeruj zlecenia w kolejności w obrębie całej tablicy i rejestruj je w jednym dzienniku.
5
Zlecenia pracy mogą dotyczyć nie tylko całej firmy, ale także poszczególnych jednostek. Opracuj kod dla każdego departamentu lub biura. Może to być litera lub liczba. Nie zapominaj, że oznaczenie zleceń dotyczących podstawowej działalności firmy powinno być inne niż to używane w dokumentacji personalnej firmy. Nawet w tym przypadku numeracja mieści się w ogólnym arsenale "głównych działań".